Trợ lý AI cho các buổi họp Zoom

Có hai cách để thêm một trợ lý AI vào buổi họp Zoom. Bạn có thể kết nối một bot trên cloud tham gia cuộc gọi như một người tham dự có thể thấy được, hoặc chạy một trợ lý trên máy tính để bàn, thu âm hệ thống của máy bạn và không bao giờ xuất hiện trong danh sách người tham dự. Cách dùng bot đơn giản hơn cho các bản ghi âm chia sẻ trong nhóm. Cách dùng trợ lý máy tính để bàn tốt hơn khi cuộc gọi riêng tư và bạn không muốn thông báo cho mọi người trong phòng rằng đang có thiết bị ghi âm.

Tôi là người sáng lập Natively, một trợ lý AI mã nguồn mở (AGPL-3.0) chạy trên máy tính để bàn, dành cho các buổi họp và phỏng vấn. Đây là cách thiết lập mà tôi thực sự dùng trên Zoom mỗi ngày, cùng với những đánh đổi thành thật của từng phương pháp và cách để được hỗ trợ ngay trong khi cuộc gọi diễn ra, thay vì chỉ nhận một bản tóm tắt sau đó.

Bot trong cuộc gọi so với thu âm từ máy tính để bàn

Zoom có AI Companion tích hợp sẵn của riêng mình, và rất nhiều bot của bên thứ ba sẽ tham gia buổi họp của bạn để ghi âm và tóm tắt lại. Chúng hoạt động bằng cách tham gia cuộc gọi như một người tham dự, nghĩa là mọi người sẽ thấy một người tham dự mới xuất hiện, thường có nhãn "notetaker" hoặc tên sản phẩm.

Một trợ lý trên máy tính để bàn hoạt động khác đi. Nó thu lại âm thanh mà máy tính của bạn đang phát và gửi đi, ở cấp độ hệ điều hành, nên không có gì cần phải tham gia vào cuộc gọi cả. Natively sử dụng công nghệ thu âm hệ thống dựa trên Rust, hoạt động trên mọi ứng dụng máy tính để bàn, bao gồm Zoom, Teams, Meet, Slack và Discord. Những người bạn đang nói chuyện sẽ thấy cùng một danh sách người tham dự như khi không có công cụ nào đang chạy cả.

Thiết lập Natively trên Zoom, từ đầu đến cuối

Điểm quan trọng nhất là hầu như không có gì phải thiết lập bên trong Zoom. Bạn không cài đặt ứng dụng Zoom nào, cũng không cấp cho bot quyền truy cập vào tài khoản của bạn. Bạn chỉ chạy một chương trình trên máy tính để bàn song song với Zoom, và nó lắng nghe những gì máy của bạn đang làm sẵn.

Mở Natively trước khi buổi họp bắt đầu. Cấp quyền micro và âm thanh hệ thống một lần mà hệ điều hành của bạn yêu cầu. Tham gia cuộc gọi Zoom như bình thường. Đó là toàn bộ việc thiết lập. Trợ lý sẽ bắt đầu ghi lại văn bản ngay khi mọi người bắt đầu nói, và cửa sổ của nó nằm trên màn hình của bạn, nơi bạn có thể đọc được nhưng chia sẻ màn hình thì không thể.

Trên Zoom, có một chi tiết đặc biệt quan trọng: việc thu âm hệ thống bắt được những người tham gia khác vì giọng nói của họ truyền qua loa hoặc tai nghe của bạn. Giọng của chính bạn truyền qua micro. Natively xử lý cả hai, nên bản ghi sẽ có đủ hai bên của cuộc trò chuyện, cho dù bạn dùng loa hay tai nghe Bluetooth.

Những tính năng AI của Zoom thực sự quan trọng

Phần lớn hoạt động marketing AI của Zoom xoay quanh việc tóm tắt. Giờ đây tóm tắt đã trở thành tiêu chuẩn cơ bản. Tính năng thay đổi cảm giác của một cuộc gọi là sự hỗ trợ đến ngay khi bạn vẫn đang trong cuộc gọi đó.

Khoảng cách giữa việc nghe một câu hỏi khó trong cuộc gọi Zoom và bắt đầu trả lời tốt thường là vài giây im lặng mà bạn muốn tránh. Đó chính là khoảng thời gian mà một trợ lý thời gian thực được tạo ra để lấp đầy. Natively hiển thị một câu trả lời liên quan hoặc câu hỏi tiếp theo lên màn hình trong chưa đầy 500 mili giây trên thiết bị của tôi, đủ nhanh để dùng được trước khi khoảng lặng trở nên khó xử. Bản ghi trực tiếp cũng có nghĩa là bạn có thể cuộn lại ba câu khi ai đó nhắc đến một con số mà bạn chỉ nghe được nửa chừng, mà không cần phải hỏi lại họ.

Đối với phần sau cuộc gọi, ghi chú quan trọng hơn bản ghi thô. Một bức tường toàn chữ không phải là kết quả bàn giao. Quyết định, người chịu trách nhiệm và các việc cần làm mới là kết quả thật sự. Nếu bạn muốn hiểu lý do đằng sau điều này, hướng dẫn đầy đủ về trợ lý AI cho các buổi họp sẽ giải thích cách phân biệt một tính năng ghi chú thực sự với một bản ghi chỉ dán thêm phần tóm tắt lên trên.

Còn AI Companion của riêng Zoom thì sao?

Giờ đây Zoom đã có AI Companion của riêng mình, và với nhiều người đó là lựa chọn đầu tiên hiển nhiên để thử. Nó tóm tắt buổi họp, soạn các bước tiếp theo, và trả lời câu hỏi về những gì đã được nói, tất cả bên trong Zoom mà không cần cài thêm gì khác. Nếu cả nhóm của bạn đã dùng Zoom và quản trị viên đã kích hoạt tính năng này, đó là một lựa chọn mặc định hợp lý, và tôi sẽ không khuyên bạn bỏ nó.

Tuy vậy, có hai điều khiến tôi vẫn chọn một trợ lý riêng. Thứ nhất là dữ liệu sẽ đi đâu. AI Companion xử lý dữ liệu trên cloud của Zoom dưới sự kiểm soát của tài khoản Zoom, điều này ổn cho việc đồng bộ nội bộ nhưng khó thuyết phục hơn trong một cuộc đàm phán bảo mật hay một cuộc phỏng vấn ứng viên. Một trợ lý trên máy tính để bàn có thể chạy cục bộ hoặc bằng khóa API riêng của bạn giữ cho cuộc trò chuyện đó hoàn toàn không đi qua một cloud chung.

Thứ hai là AI Companion được xây dựng xoay quanh bản tóm tắt, không phải thời điểm trực tiếp. Nó giỏi trong việc kể cho bạn biết điều gì đã xảy ra. Nó không nằm sẵn trên màn hình của bạn để đưa ra câu trả lời khi người kia vẫn đang nói giữa câu. Nếu giá trị bạn muốn là sự hỗ trợ trong lúc gọi, chứ không phải bản tóm tắt gọn gàng sau đó, đó là một công cụ khác, và hai thứ có thể cùng tồn tại. Tôi đã từng dùng cả hai trong cùng một cuộc gọi: bản tóm tắt của Zoom cho hồ sơ chung, một trợ lý riêng tư cho sự hỗ trợ thời gian thực mà chỉ mình tôi thấy.

Khi việc thu âm gặp lỗi, và cách khắc phục

Việc thu âm hệ thống khá đáng tin cậy, nhưng có hai cấu hình thường làm người dùng bối rối trên Zoom, và cả hai đều có cách khắc phục nhanh đáng để biết trước một cuộc gọi quan trọng.

Vấn đề thứ nhất là thiếu phía bên kia. Nếu bản ghi chỉ hiện lời của bạn mà không có lời của những người tham gia khác, trợ lý đang nhận được micro của bạn nhưng không nhận được âm thanh hệ thống phát qua loa của bạn. Trên macOS, nguyên nhân hầu như luôn là quyền một lần cho màn hình và âm thanh chưa được cấp. Hãy chấp thuận quyền đó trong cài đặt hệ thống, khởi động lại trợ lý, và cả hai phía sẽ xuất hiện. Hãy làm điều này một lần, trước cuộc gọi khá lâu, không phải khi khách hàng đang đợi.

Vấn đề thứ hai là tai nghe Bluetooth chuyển đổi chế độ âm thanh. Khi một số tai nghe không dây bật micro, chúng sẽ chuyển sang hồ sơ gọi điện chất lượng thấp hơn, cũng làm giảm chất lượng âm thanh mà hệ thống có thể thu lại. Nếu độ chính xác giảm ngay khi bạn kết nối tai nghe, tai nghe có dây hoặc loa laptop của bạn thường ghi lại văn bản sạch hơn. Đây là đặc tính của phần cứng, không phải phần mềm, và nó ảnh hưởng đến mọi công cụ dựa trên việc thu âm theo cùng một cách.

Sự đồng ý trên Zoom không phải là tùy chọn

Việc vô hình đối với những người tham gia khác là một tính năng bảo mật dành cho bạn. Nó không làm thay đổi nghĩa vụ của bạn đối với họ. Luật về việc đồng ý ghi âm và ghi chép khác nhau theo khu vực và theo việc cuộc gọi là nội bộ hay bên ngoài, và một trợ lý mà không ai có thể thấy không miễn trừ cho bạn khỏi những nghĩa vụ đó.

Nguyên tắc chung của tôi là: nếu tôi sẽ cảm thấy không thoải mái khi ai đó biết rằng tôi đã lưu lại một bản ghi, tôi sẽ hỏi trước. Với các cuộc gọi nội bộ, điều đó thường không phải là vấn đề. Với các cuộc gọi bên ngoài, phỏng vấn, và bất cứ điều gì bị quản lý theo quy định, hãy tuân theo chính sách công ty bạn và luật áp dụng. Hướng dẫn về quyền riêng tư cho công cụ ghi chú đi sâu hơn vào việc các bản ghi được lưu ở đâu và cách để giữ quyền kiểm soát đối với chúng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể dùng trợ lý AI trên Zoom mà không cần bot tham gia không?

Có. Một trợ lý trên máy tính để bàn như Natively thu âm Zoom ở cấp độ hệ thống, nên không có bot nào xuất hiện trong danh sách người tham dự. Những người khác trong cuộc gọi sẽ không thấy có người tham dự thêm nào.

Trợ lý AI có hoạt động với Zoom trên cả Mac và Windows không?

Natively chạy trên macOS 12 và các phiên bản mới hơn, cũng như trên Windows 10 và 11. Nó thu âm hệ thống theo cùng một cách trên cả hai nền tảng, nên Zoom hoạt động giống nhau. Linux chưa được hỗ trợ.

Trợ lý sẽ hiện ra nếu tôi chia sẻ màn hình trên Zoom không?

Không. Lớp hiển thị của Natively được thiết kế để ẩn đi khi chia sẻ màn hình, nên bạn có thể thuyết trình trên Zoom trong khi vẫn tự mình đọc được bản ghi và câu trả lời. Chỉ bạn mới nhìn thấy nó.

Dùng trợ lý AI trên Zoom có miễn phí không?

Natively miễn phí nếu bạn mang khóa API riêng của mình hoặc chạy một mô hình cục bộ qua Ollama, chỉ trả tiền cho số token bạn dùng hoặc hoàn toàn không mất gì khi chạy cục bộ. Ngoài ra còn có gói Pro mua một lần và một gói API được quản lý cho những ai không muốn thiết lập gì cả.

Hãy thử ngay trong cuộc gọi Zoom tiếp theo của bạn

Hãy bắt đầu với một cuộc gọi mà rủi ro là thật, một buổi họp khách hàng hoặc một cuộc phỏng vấn, và xem liệu sự hỗ trợ trực tiếp có thay đổi cảm giác sẵn sàng của bạn không. Đó là một bài kiểm tra tốt hơn so với một buổi họp đứng hàng ngày mà ghi chú hầu như không quan trọng.

Nếu bạn muốn có bản ghi trực tiếp và câu trả lời trên Zoom mà không cần bot trong phòng, Natively miễn phí để dùng thử. Dùng Google Meet thay vào đó? Hướng dẫn Google Meet trình bày cách thiết lập tương tự cho nền tảng đó.