Trợ lý AI cho các cuộc họp Microsoft Teams

Có hai cách để thêm trợ lý AI vào một cuộc họp Microsoft Teams. Bạn có thể dùng Copilot tích hợp sẵn gắn với gói đăng ký Microsoft 365, hoặc chạy một trợ lý desktop ghi lại âm thanh hệ thống, hoạt động độc lập với giấy phép của bạn và không bao giờ tham gia cuộc gọi như một người tham dự. Với các nhóm đã chuẩn hóa trên Microsoft, Copilot là điểm khởi đầu hiển nhiên. Với những ai muốn hỗ trợ trực tiếp, truy cập không cần giấy phép, hoặc giữ âm thanh của mình ngoài đám mây của Microsoft, hướng đi desktop phù hợp hơn.

Tôi là người sáng lập Natively, một trợ lý AI desktop mã nguồn mở (AGPL-3.0) cho các cuộc họp và phỏng vấn. Teams là nền tảng mà tùy chọn tích hợp sẵn mạnh nhất, nên hướng dẫn này nói thẳng về nơi Copilot chiến thắng và nơi một trợ lý riêng vẫn có chỗ đứng của nó.

Nơi Microsoft Copilot thực sự tốt

Tôi sẽ không giả vờ rằng Copilot yếu. Trong một doanh nghiệp dùng Microsoft 365, đây là lựa chọn ít rào cản nhất hiện có. Nó tóm tắt cuộc họp, nêu bật các việc cần làm, và kết nối với tài liệu, trò chuyện và lịch đã có sẵn trong tenant của bạn. Nếu quản trị viên của bạn đã kích hoạt nó và toàn bộ nhóm của bạn dùng Microsoft, thì bật nó lên là lựa chọn mặc định hợp lý và tôi không khuyên bạn làm khác đi.

Sức mạnh thực sự của nó là quản trị, không phải phép màu. Bộ phận IT doanh nghiệp quan tâm đến kiểm soát quản trị, danh tính, ranh giới tuân thủ và vị trí lưu trữ dữ liệu, và Copilot trả lời những câu hỏi đó trong một hệ thống mà tổ chức đã quản lý sẵn. Điều đó rất có giá trị với một công ty lớn, và là điều một công cụ độc lập nhỏ không thể sao chép được.

Nơi một trợ lý riêng vẫn chiến thắng

Ba khoảng trống khiến tôi vẫn chạy một trợ lý desktop ngay cả khi Copilot đã tồn tại.

Thứ nhất là rào cản giấy phép. Copilot bị khóa sau một tiện ích bổ sung có phí mà không phải mọi chỗ ngồi đều có. Nếu bạn là nhà thầu, ứng viên xin việc, hoặc đang dùng một gói không bao gồm nó, Copilot đơn giản là không khả dụng trong cuộc gọi đó. Một trợ lý desktop không quan tâm ai đang dùng gói Microsoft nào, vì nó chỉ ghi lại âm thanh mà chính máy của bạn đang phát ra.

Thứ hai là thời điểm trực tiếp. Giống như hầu hết các công cụ tích hợp sẵn, Copilot được xây dựng quanh bản tóm tắt sau cuộc gọi. Nó cho bạn biết điều gì đã xảy ra sau khi cuộc gọi kết thúc. Nó không nằm trên màn hình của bạn để đưa ra câu trả lời ngay khi có người đang chờ một câu trả lời. Nếu giá trị bạn muốn là sự hỗ trợ trong lúc trò chuyện, đó là một sản phẩm khác, và hai thứ có thể chạy song song.

Thứ ba là dữ liệu đi đâu. Copilot xử lý trên đám mây của Microsoft dưới sự kiểm soát của tenant của bạn, điều này ổn với các cuộc gọi nội bộ nhưng khó biện minh hơn cho một buổi phỏng vấn bảo mật hoặc một cuộc đàm phán bên ngoài. Một trợ lý desktop có thể chạy cục bộ hoặc bằng chìa khóa riêng của bạn giữ cuộc trò chuyện đó hoàn toàn nằm ngoài một đám mây chung.

Thiết lập Natively trên Teams

Không có gì cần cài đặt bên trong Teams và không cần yêu cầu phê duyệt từ quản trị viên. Bạn chạy ứng dụng desktop song song với Teams, và nó nghe âm thanh mà máy của bạn đã đang phát ra, bất kể bạn dùng ứng dụng desktop Teams hay Teams trên trình duyệt.

Mở Natively trước cuộc họp. Chấp thuận quyền truy cập âm thanh hệ thống một lần mà hệ điều hành của bạn yêu cầu. Tham gia cuộc gọi Teams như bạn vẫn luôn làm. Việc ghi chép bắt đầu khi mọi người nói, và cửa sổ trợ lý vẫn hiển thị với bạn trong khi bị ẩn khỏi bất kỳ màn hình nào bạn chia sẻ. Vì việc ghi lại diễn ra ở cấp hệ thống bằng một luồng âm thanh dựa trên Rust, cùng một thiết lập hoạt động trên Teams, Zoom, Meet, Slack và Webex mà không cần thay đổi gì.

Một lưu ý riêng cho Teams. Trong các tổ chức có chính sách nghiêm ngặt, việc ghi âm và ghi chép cuộc họp có thể chịu sự điều chỉnh của quy định tenant và luật pháp khu vực. Việc một trợ lý vô hình với những người tham dự khác không làm thay đổi nghĩa vụ của bạn, vì vậy hãy tuân theo chính sách công ty và xin sự đồng ý khi cần, đặc biệt là trong các cuộc gọi bên ngoài.

Chạy cả hai mà không cản trở nhau

Đặt Copilot đối lập với một trợ lý desktop có phần không chính xác, vì thiết lập thực tế nhất là dùng cả hai. Chúng giải quyết hai nửa khác nhau của vấn đề và không xung đột.

Trong một cuộc gọi Teams nội bộ nơi mọi người đều mong có một bản ghi, hãy để Copilot tạo ra bản tóm tắt chung được đưa vào ghi chú cuộc họp và sự kiện lịch. Đó là thứ nhóm sẽ tham khảo sau này. Trong khi đó, trợ lý desktop ở lại trên màn hình của bạn cho lớp trực tiếp mà chỉ bạn thấy: câu trả lời cho một câu hỏi bạn không ngờ tới, câu hỏi tiếp theo bạn muốn hỏi, con số bạn chỉ nghe được nửa chừng. Một thứ là bộ nhớ của nhóm, thứ kia là sự hỗ trợ tức thời của bạn.

Vì trợ lý desktop ghi lại âm thanh hệ thống thay vì tham gia cuộc gọi, Copilot không biết nó đang ở đó và không có gì cần đối chiếu. Bạn không chạy hai bot cùng tự thông báo sự hiện diện của mình. Bạn chạy một công cụ tóm tắt chính thức và một trợ lý riêng tư, và những người tham dự khác chỉ bao giờ thấy công cụ chính thức.

Khi việc ghi lại không hoạt động, và cách khắc phục

Hai thiết lập thường làm mọi người bối rối trên Teams, và cả hai đều dễ sửa nhanh nếu bạn biết cần tìm gì.

Thứ nhất là một bản ghi chép chỉ hiện giọng nói của riêng bạn. Điều đó có nghĩa là trợ lý có micro của bạn nhưng không có âm thanh hệ thống mang theo giọng của những người tham dự khác. Trên macOS, đây hầu như luôn là quyền màn hình và âm thanh một lần chưa được cấp; hãy chấp thuận trong cài đặt hệ thống, khởi động lại trợ lý, và cả hai bên sẽ xuất hiện. Hãy làm việc này từ sớm trước một cuộc gọi quan trọng, không phải trong lúc gọi.

Thứ hai là Teams chiếm quyền kiểm soát độc quyền thiết bị âm thanh của bạn trong một số cấu hình. Nếu việc ghi lại bị rớt ngay khi một cuộc gọi Teams kết nối, chuyển đầu ra âm thanh hệ thống của bạn sang một thiết bị tiêu chuẩn, loa laptop hoặc tai nghe có dây thông thường, thay vì một thiết bị ảo hoặc chuyên dụng cho hội nghị, thường sẽ giải quyết được vấn đề. Đây là một đặc điểm kỳ quặc của việc định tuyến, không phải là một hạn chế của trợ lý, và nó ảnh hưởng đến bất kỳ công cụ nào ghi lại âm thanh hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể dùng trợ lý AI trên Teams mà không cần Copilot không?

Có. Một trợ lý desktop như Natively ghi lại âm thanh hệ thống độc lập với Microsoft 365, vì vậy bạn có được bản ghi chép và hỗ trợ trực tiếp trên Teams mà không cần giấy phép Copilot và không có bot nào tham gia cuộc gọi.

Nó có hoạt động với cả ứng dụng desktop Teams và phiên bản web không?

Cả hai. Vì việc ghi lại diễn ra ở cấp hệ điều hành thay vì bên trong Teams, nó hoạt động giống nhau cho dù bạn chạy ứng dụng desktop Teams hay Teams trên trình duyệt.

Những người khác trong cuộc gọi Teams có thấy trợ lý không?

Không. Không có bot nào trong danh sách người tham dự, và lớp phủ của Natively vẫn ẩn khi chia sẻ màn hình, vì vậy những gì bạn thấy chỉ nằm ở phía của bạn trong cuộc gọi.

Nó khác với Microsoft Copilot như thế nào?

Copilot gắn với giấy phép Microsoft 365 của bạn, xử lý trên đám mây của Microsoft, và chủ yếu tóm tắt sau cuộc gọi. Natively không cần giấy phép, có thể giữ việc xử lý cục bộ hoặc bằng chìa khóa riêng của bạn, và hỗ trợ trực tiếp trong lúc gọi. Hai thứ có thể chạy song song.

Hãy thử trong cuộc gọi Teams tiếp theo của bạn

Nếu Copilot đã đáp ứng các bản tóm tắt nội bộ của bạn, hãy chạy một trợ lý desktop trên các cuộc gọi mà Copilot không chạm tới: một cuộc phỏng vấn bên ngoài, một buổi sàng lọc ứng viên, một cuộc đàm phán với khách hàng nơi âm thanh nên thuộc về bạn. Đó là nơi khoảng trống rõ ràng nhất.

Natively miễn phí để thử với chìa khóa riêng của bạn hoặc một mô hình cục bộ, và hoạt động trên Teams, Zoom và Meet theo cùng một cách. Để có cái nhìn đầy đủ trên các nền tảng, hãy bắt đầu với hướng dẫn đầy đủ về trợ lý AI cho cuộc họp.