Assistente IA per le riunioni di Microsoft Teams

Ci sono due modi per aggiungere un assistente IA a una riunione di Microsoft Teams. Puoi usare il Copilot integrato, legato al tuo abbonamento Microsoft 365, oppure eseguire un assistente desktop che catturi l'audio di sistema, funzioni indipendentemente dalla tua licenza e non si unisca mai alla chiamata come partecipante. Per i team standardizzati su Microsoft, Copilot è il punto di partenza ovvio. Per chi vuole assistenza dal vivo, accesso senza licenza, o tenere il proprio audio fuori dal cloud di Microsoft, la via desktop si adatta meglio.

Sono il fondatore di Natively, un assistente IA desktop open source (AGPL-3.0) per riunioni e colloqui. Teams è la piattaforma in cui l'opzione integrata è più forte, quindi questa guida è onesta su dove Copilot vince e dove un assistente separato si guadagna ancora il suo posto.

Dove Microsoft Copilot è davvero valido

Non pretenderò che Copilot sia debole. All'interno di un'azienda che usa Microsoft 365, è l'opzione con meno frizioni che esista. Riassume la riunione, evidenzia gli action item e si collega ai documenti, alle chat e al calendario già presenti nel tuo tenant. Se il tuo amministratore lo ha abilitato e tutto il tuo team è su Microsoft, attivarlo è la scelta predefinita sensata e non ti dissuaderei dal farlo.

Il suo vero punto di forza è la governance, non la magia. L'IT aziendale si preoccupa dei controlli amministrativi, dell'identità, dei confini di conformità e della residenza dei dati, e Copilot risponde a queste domande all'interno di un sistema che l'organizzazione già gestisce. Questo vale molto per una grande azienda, ed è qualcosa che un piccolo strumento indipendente non può replicare.

Dove un assistente separato vince ancora

Tre lacune mi fanno continuare a usare un assistente desktop anche dove Copilot esiste.

La prima è il muro della licenza. Copilot è chiuso dietro un componente aggiuntivo a pagamento che non tutte le postazioni hanno. Se sei un collaboratore esterno, un candidato a un lavoro, o su un piano che non lo include, Copilot semplicemente non è disponibile in quella chiamata. Un assistente desktop non si preoccupa di quale piano Microsoft abbia qualcuno, perché cattura l'audio che la tua stessa macchina sta riproducendo.

La seconda è il momento dal vivo. Come la maggior parte degli strumenti integrati, Copilot è costruito attorno al riepilogo. Ti dice cosa è successo dopo la chiamata. Non sta sul tuo schermo a fornirti una risposta mentre qualcuno ne aspetta una. Se il valore che vuoi è l'aiuto durante la conversazione, quello è un prodotto diverso, e i due possono funzionare in parallelo.

La terza è dove vanno i dati. Copilot elabora nel cloud di Microsoft sotto i controlli del tuo tenant, il che va bene per le chiamate interne ed è più difficile da giustificare per un colloquio confidenziale o una trattativa esterna. Un assistente desktop che può funzionare in locale o con la tua chiave personale mantiene quella conversazione completamente al di fuori di un cloud condiviso.

Configurare Natively su Teams

Non c'è nulla da installare dentro Teams e nessuna approvazione dell'amministratore da richiedere. Esegui l'app desktop insieme a Teams, e ascolta l'audio che la tua macchina sta già producendo, sia che usi il client desktop di Teams sia Teams nel browser.

Apri Natively prima della riunione. Approva il permesso unico per l'audio di sistema richiesto dal tuo sistema operativo. Entra nella chiamata Teams come fai sempre. La trascrizione inizia quando le persone parlano, e la finestra dell'assistente resta visibile a te mentre rimane nascosta da qualsiasi schermo che condividi. Poiché la cattura avviene a livello di sistema con una pipeline audio basata su Rust, la stessa configurazione funziona su Teams, Zoom, Meet, Slack e Webex senza cambiare nulla.

Una nota specifica per Teams. Nelle organizzazioni con politiche rigide, la registrazione e la trascrizione delle riunioni possono essere regolate dalle regole del tenant e dalla legge regionale. Il fatto che un assistente sia invisibile agli altri partecipanti non cambia i tuoi obblighi, quindi segui la politica aziendale e ottieni il consenso dove richiesto, soprattutto nelle chiamate esterne.

Far funzionare entrambi senza che si intralcino

Mettere Copilot contro un assistente desktop è un po' scorretto, perché la configurazione più pratica è usarli entrambi. Risolvono metà diverse del problema e non entrano in conflitto.

In una chiamata Teams interna dove tutti si aspettano un verbale, lascia che Copilot produca il riepilogo condiviso che finisce nelle note della riunione e nell'evento del calendario. Quello è l'artefatto che il team consulterà in seguito. Nel frattempo, l'assistente desktop resta sul tuo schermo per il livello dal vivo che solo tu vedi: la risposta a una domanda che non ti aspettavi, la domanda di approfondimento che vuoi fare, il numero che hai sentito solo a metà. Uno è la memoria del team, l'altro è il tuo supporto del momento.

Poiché l'assistente desktop cattura l'audio di sistema invece di unirsi alla chiamata, Copilot non sa che è lì e non c'è nulla da riconciliare. Non stai eseguendo due bot che si annunciano entrambi. Stai eseguendo uno strumento ufficiale di riepilogo e un assistente privato, e gli altri partecipanti vedono solo quello ufficiale.

Quando la cattura non funziona, e la soluzione

Due configurazioni spesso confondono le persone su Teams, ed entrambe si risolvono rapidamente se sai cosa cercare.

La prima è una trascrizione che mostra solo la tua voce. Ciò significa che l'assistente ha il tuo microfono ma non l'audio di sistema che porta gli altri partecipanti. Su macOS questo è quasi sempre il permesso unico per schermo e audio non ancora concesso; approvalo nelle impostazioni di sistema, riavvia l'assistente, ed entrambi i lati appariranno. Fallo con anticipo prima di una chiamata importante, non durante.

La seconda è Teams che prende il controllo esclusivo del tuo dispositivo audio in alcune configurazioni. Se la cattura si interrompe nel momento in cui si connette una chiamata Teams, passare l'uscita audio di sistema a un dispositivo standard, gli altoparlanti del tuo laptop o normali cuffie cablate, invece di un dispositivo virtuale o specifico per videoconferenze, di solito risolve il problema. È una stranezza di instradamento, non una limitazione dell'assistente, e riguarda qualsiasi strumento che catturi l'audio di sistema.

Domande frequenti

Posso usare un assistente IA su Teams senza Copilot?

Sì. Un assistente desktop come Natively cattura l'audio di sistema indipendentemente da Microsoft 365, quindi ottieni trascrizione e assistenza dal vivo su Teams senza una licenza Copilot e senza che un bot si unisca alla chiamata.

Funziona con l'app desktop di Teams e con la versione web?

Entrambe. Poiché la cattura avviene a livello di sistema operativo piuttosto che dentro Teams, si comporta allo stesso modo sia che usi il client desktop di Teams sia Teams nel browser.

Le altre persone nella chiamata Teams vedranno l'assistente?

No. Non c'è nessun bot nell'elenco dei partecipanti, e la sovrapposizione di Natively resta nascosta durante la condivisione dello schermo, quindi quello che vedi resta sul tuo lato della chiamata.

In cosa è diverso da Microsoft Copilot?

Copilot è legato alla tua licenza Microsoft 365, elabora nel cloud di Microsoft e riepiloga principalmente dopo la chiamata. Natively non ha bisogno di licenza, può mantenere l'elaborazione in locale o con la tua chiave personale, e aiuta dal vivo durante la chiamata. I due possono funzionare in parallelo.

Provalo nella tua prossima chiamata Teams

Se Copilot già copre i tuoi riepiloghi interni, esegui un assistente desktop nelle chiamate che Copilot non raggiunge: un colloquio esterno, una selezione di candidati, una trattativa con un cliente dove l'audio dovrebbe restare tuo. Lì è dove il divario è più evidente.

Natively è gratuito da provare con la tua chiave personale o un modello locale, e funziona su Teams, Zoom e Meet allo stesso modo. Per il quadro completo tra le piattaforme, inizia con la guida completa agli assistenti IA per riunioni.